バイトの面接:面接設定メールへの返信マナーと例文

2017.01.20 update
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アルバイトに応募すると、面接の日程調整で電話もしくはメールのやり取りが発生します。ここでは、メールでどのようにやり取りしたらよいか、例文を紹介します。
手帳にメモをする外国人女性

面接日程調整で大切なことは「スピード」

できれば1日以内には返信しましょう。アルバイトに応募した後は、1日に1回はメールをチェックして見落としが無いようにしましょう。
もし、返信が1日以上経ってしまった場合は「お返事が遅くなり申し訳ありません」とひと言添えると丁寧な印象になります。

指定された日に面接に行ける場合の返信例

【件名】Re:面接希望日時の件 ※1

【本文】
株式会社 ○○○○ ※2
人事部 XX様

先日アルバイトに応募いたしました○○と申します。
面接日程のご連絡、ありがとうございます。

面接日時ですが、指定いただきました、
MM月DD日 TT時に●●に伺います。 ※3

どうぞよろしくお願いいたします。

○○ ○○(氏名) ※4
TEL:090-XXXX-XXXX
MAIL:XXXX@▲▲▲.△△.▲▲
※1件名は変えずにそのまま返信します。
※2送られてきたメールに記載されている部署名と担当者の名前を書きます。担当者の名前がわからない場合は「会社名 採用担当者様」と書きます。
※3日時と面接場所は「○○日○時 ○○ビル○階」のように指定があった場合は書きましょう。
相手から指定があった日時と場所をもう一度メール本文内で繰り返して書く事で、情報が正しく伝わっている、と相手に安心感を与えることができます。
※4最後に名前、連絡が取れる自分の電話番号、普段よく確認しているメールアドレスを書きます。

別の日時に変更したい場合の返信例

【件名】Re:面接希望日時の件 

【本文】
株式会社 ○○○○ 
人事部 XX様

先日アルバイトに応募いたしました○○と申します。
面接日程のご連絡、ありがとうございます。

面接日時ですが、大変申し訳ありませんが、 ※1
指定いただきました日時に別の用事が入っているため、他の日程でご調整いただけないでしょうか?

こちらの希望を、いただいた日時の前後でいくつかお送りいたします。
(1)○月○日 ○○時以降 ※2
(2)▲月▲日 ▲時〜▲時の間
(3)△月△日 △時以降

ご都合いかがでしょうか。
お忙しいところ申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。

○○ ○○(氏名)
TEL:090-XXXX-XXXX
MAIL:XXXX@▲▲▲.com
※1相手から指定された日時に行けない場合は、まずは丁寧にお詫びします。
面接日にいけない理由に関しても書いておくと、丁寧な印象を与えることが可能です。
※2希望している日時を2つ以上書きましょう。
相手から指定された日時に「行けません」だけ伝えるのではなく、あなたから面接ができる新しい日時を提案することで、お互いのスケジュールを調整しやすくなります。

バイト面接メール返信時のNG行動

アルバイト面接メールに返信するとき、相手に悪い印象を与えてしまうケースについてお伝えします。希望しているアルバイトに採用される前に採用担当者にマイナスイメージを与えてしまうので、以下の行動はできるだけしないことをおすすめします。

【ケース1】相手から○○日○時に面接に来てくださいと連絡があったのに、当日に日時の変更をお願いする。

勉強や他の予定で忙しかったりすると、連絡が遅れることもあると思います。
ですが、面接にきてくださいと言われた当日に「今日は行けません、違う日にしてください」とお願いすることはNGです。相手の時間を無駄にしまうことになりますので、変更したいときは早めに言いましょう。

【ケース2】面接の連絡をもらったのに、返事しないで無視する。

アルバイト先から面接日の連絡をもらった場合は、行ける場合も行けない場合も返事することをおすすめします。
何も返事をしていなくても、メールに書いてあった面接日に面接にいけば大丈夫だと思うかもしれませんが、返事がない場合、相手は「返事がないので、面接には来ない」と思う可能性が高くなっているので、面接ができないこともあります。

まとめ

面接の日をメールで調節するときに大切なことは以下の4つです。

■返信はメールをもらったら、1日以内に出すようにします。
■面接する時間と場所を繰をり返します。
■違う日に変更したいときはあなたから別の日時を相手に提示します。
■面接日当日のキャンセルメールとメールの返信なしは悪い印象を与えます。

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